Clés de répartition
Accès : GM / Contrats / Mandat de gérance
Tâche : Clés de répartition
Syndic et gérance
Les clés préalablement définies en copropriété sont automatiquement reprises en gérance. Les tantièmes locataires sont non modifiables.
Syndic Extérieur / Gérance pure
Vous devez créer les clés de répartition locatives.
Créer une clé immeuble pour la gestion d’une gérance pure ou dans le cadre de la gestion de plusieurs mandats isolés dans un même immeuble.
Créer une clé locative : pour la gestion d’un lot isolé et les taxes d’ordures ménagères ou les dépenses liées uniquement au mandat.
Dans la partie droite de l’écran, indiquer les tantièmes afférents à chacun des lots.
Le bouton « imprimante » vous permet d’éditer la liste des clés de répartition du mandat ainsi que son détail.
La taxe d’ordures ménagères
Créer la clé – TAXE ORDURES MENAGERES – par exemple 1A ou 0M. Cette clé doit impérativement être de type « clé locative » dans le cas d’une gérance où vous êtes également syndic.
Lorsque la taxe est directement réglée par le propriétaire, il incombe au cabinet de la récupérer, soit par le quittancement auprès des locataires concernés, soit en saisissant une dépense extracomptable qui sera alors répercutée au locataire au moment du traitement des charges locatives.
Lorsque cette taxe est réglée par le cabinet, saisir la dépense avec cette clé en comptabilité.
Ouverture des périodes de charges locatives
Accès : GM / Contrats / Mandat de gérance
Tâche : Charges locatives et prestations / En cours
1. Cliquer créer sur afin de définir la première période de charges locatives à traiter.
2.Indiquer la période de charges souhaitée.
3. Sélectionner le type de chauffage (avec ou sans chauffage collectif).
4. Validez
Chauffage
Dans le cas où vous gérez les périodes de chauffage (proratas supplémentaires), il faut au préalable renseigner ces informations dans le menu « description » de l’immeuble.
Vous devez ensuite créer la période de charges de type « Avec chauffage » et renseigner la ou les clés de chauffage.
Il est également possible de traiter séparément les charges chauffage en indiquant « charges chauffage seules ». Pour cela, vous devez avoir au minimum une clé de type « Chauffage ».
Les relevés
L’eau froide
Accès : GM / Contrats / Mandat de gérance
Ouverture de la tâche Eau froide
Sur le mandat de gérance, une clé de nature EF doit être créée ; cette clé servira à la répartition individuelle de la consommation d’eau.
Depuis l’objet du mandat, cliquer sur 
pour ouvrir la tâche Eau froide.
« Code Analytique » : définit dans quelle rubrique et sous rubrique sera affectée la dépense.
« T.V.A. » : taux applicable.
« Prix T.T.C. » : prix du m3 d’eau.
« Clé de récupération » : clé de répartition sur laquelle le remboursement de l’eau froide au compteur sera effectué.
« Clé de répartition » : clé de répartition sur laquelle la dépense sera imputée.
Dans le tableau, indiquer pour chaque lot le numéro de compteur, sa date d’installation et son emplacement.
Le numéro de compteur est obligatoire (si vous ne possédez pas cette information, indiquer le numéro de lot). La date d’installation ainsi que l’emplacement sont des informations facultatives.
Si vous n’indiquez pas de numéro de compteur, il vous sera impossible de saisir la consommation du lot concerné.
Saisie des consommations d’eau froide (Gérance Pure)
Accès : GM / Contrats / Mandat de gérance
Tâche : Eau Froide
Cet écran permet d’enregistrer la consommation d’eau froide par locataire suivant le relevé des compteurs pour la période de charges.
Si des consommations individuelles ont été quittancées au cours de la période, celles-ci sont automatiquement déduites au titre des provisions.
1. Cliquer sur créer.
L’écran suivant apparaît :
Indiquer la date du relevé ainsi que la date de réception du relevé.
Indiquer le prix du m3 d’eau froide.
Vous avez la possibilité, depuis cet écran, de modifier la clé de récupération et la clé de répartition.
L’application vous propose 3 modes de saisie :
· Index: Saisie de l’ancien et du nouvel index
· Consommation : Saisie de la consommation
. Montant: Saisie du montant TTC
Valider la saisie .
Un écran récapitulatif apparaît :
Valider les informations.
A la validation, l’icône sur l’écran principal devient active. Par défaut, le relevé d’eau froide saisi est rattaché à la période de charges en cours. Vous avez la possibilité d’affecter le relevé à une autre période de charges.
Saisie des consommations d’eau froide (Gérance et Syndic)
Les tableaux d’eau et autres (sauf IP : Imputations particulières) créés en copropriété sont transmis en gérance sur les lots concernés. Tous les lots gérés en copropriété, liés à la gérance, sont affectés de la consommation venant de la copropriété.
La consommation étant saisie sur le lot de copropriété en totalité, si le lot est loué plusieurs fois sur la période du relevé, la totalité sera affectée au dernier locataire en place.
Vous devez donc apporter les modifications nécessaires afin de rétablir la situation en fonction de la présence de chaque locataire.
Un contrôle est mis en place de façon à ce que le total en syndic ne puisse être différent en gérance.
Saisie des consommations d’eau froide (Syndic extérieur)
Si vous ne créez pas de tableau d’eau et que vous quittancez les consommations aux locataires, vous devez faire attention dans le choix des analytiques lorsque vous saisissez la facture en comptabilité. Les écritures analytiques doivent être décomposées en 500 – 155 – 2 pour le montant total qui a été quittancé et la différence en 020 – 155 – 2. Ceci permet de ne pas répartir la somme qui a déjà été quittancée.
L'eau chaude
Ouverture de la tâche Eau chaude
Sur le mandat de gérance, une clé de nature EC doit être créée ; cette clé servira à la répartition individuelle de la consommation d’eau.
Depuis l’objet du mandat, cliquer sur 
pour ouvrir la tâche Eau chaude.
« Code Analytique » : définit dans quelle rubrique et sous rubrique sera affectée la dépense.
EAU FROIDE
« T.V.A. » : taux applicable.
« Prix T.T.C. » : prix du m3 d’eau froide.
« Clé de récupération » : clé de répartition sur laquelle le remboursement de l’eau froide au compteur sera effectué.
EAU CHAUDE
« T.V.A. » : taux applicable.
« Prix T.T.C. » : prix du m3 d’eau chaude.
« Clé de récupération » : clé de répartition sur laquelle le coût du réchauffage sera effectué.
« Clé de répartition » : clé de répartition sur laquelle la dépense sera imputée.
Dans le tableau, indiquer pour chaque lot le numéro de compteur, sa date d’installation et son emplacement.
Le numéro de compteur est obligatoire (si vous ne possédez pas cette information, indiquer le numéro de lot). La date d’installation ainsi que l’emplacement sont des informations facultatives.
Si vous n’indiquez pas de numéro de compteur, il vous sera impossible de saisir la consommation du lot concerné.
Saisie des consommations d’eau chaude (Gérance Pure)
Accès : GM / Contrats / Mandat de gérance
Tâche : Eau chaude
Cet écran permet d’enregistrer la consommation d’eau chaude par locataire suivant le relevé des compteurs pour la période de charges.
Cliquer sur créer.
L’écran suivant apparaît :
Indiquer la date du relevé ainsi que la date de réception du relevé.
Indiquer le prix du m3 d’eau froide et d’eau chaude.
Vous avez la possibilité, depuis cet écran, de modifier les clés de récupération et la clé de répartition.
L’application vous propose 3 modes de saisie :
- Index :Saisie de l’ancien et du nouvel index
- Consommation :Saisie de la consommation
- Montant :Saisie du montant TTC
Valider la saisie.
Un écran récapitulatif apparaît :
Valider les informations.
A la validation, l’icône sur l’écran principal devient active. Par défaut, le relevé d’eau chaude saisi est rattaché à la période de charges en cours. Vous avez la possibilité d’affecter le relevé à une autre période de charges.
Saisie des consommations d’eau chaude (Gérance et Syndic)
Les tableaux d’eau et autres (sauf IP : Imputations particulières) créés en copropriété sont transmis en gérance sur les lots concernés. Tous les lots gérés en copropriété, liés à la gérance, sont affectés de la consommation venant de la copropriété.
La consommation étant saisie sur le lot de copropriété en totalité, si le lot est loué plusieurs fois sur la période du relevé, la totalité sera affectée au dernier locataire en place.
Vous devez donc apporter les modifications nécessaires afin de rétablir la situation en fonction de la présence de chaque locataire.
Un contrôle est mis en place de façon à ce que le total en syndic ne puisse être différent en gérance.
Saisie des consommations d’eau chaude (Syndic extérieur)
Si vous ne créez pas de tableau d’eau et que vous quittancez les consommations aux locataires, vous devez faire attention dans le choix des analytiques lorsque vous saisissez la facture en comptabilité. Les écritures analytiques doivent être décomposées en 500 – 155 – 2 pour le montant total qui a été quittancé et la différence en 020 – 155 – 2. Ceci permet de ne pas répartir la somme qui a déjà été quittancée.
Les thermies
Ouverture de la tâche Thermies
Sur le mandat de gérance, une clé de nature CC doit être crée, cette clé servira à la répartition individuelle de la consommation d’eau.
Depuis l’objet du mandat, cliquer sur 
pour ouvrir la tâche Thermies
« Code Analytique » : définit dans quelle rubrique et sous rubrique sera affectée la dépense.
« T.V.A. » : taux applicable.
« Prix T.T.C. » : prix de la calorie.
« Clé de récupération » : clé de répartition sur laquelle le remboursement au compteur sera effectué.
« Clé de répartition » : clé de répartition sur laquelle la dépense sera imputée.
Dans le tableau, indiquer pour chaque lot le numéro de compteur, sa date d’installation et son emplacement.
Le numéro de compteur est obligatoire (si vous ne possédez pas cette information, indiquer le numéro de lot). La date d’installation ainsi que l’emplacement sont des informations facultatives.
Si vous n’indiquez pas de numéro de compteur, il vous sera impossible de saisir la consommation du lot concerné.
Saisie des consommations d’eau chaude (Gérance Pure)
Accès : GM / Contrats / Mandat de gérance
Tâche : Thermies
Cet écran permet d’enregistrer la consommation calorifique par locataire suivant le relevé des compteurs pour la période de charges.
Cliquer sur créer.
L’écran suivant apparaît :
Indiquer la date du relevé ainsi que la date de réception du relevé.
Indiquer le prix.
Vous avez la possibilité, depuis cet écran, de modifier les clés de récupération et la clé de répartition.
L’application vous propose 3 modes de saisie :
- Index :Saisie de l’ancien et du nouvel index
- Consommation :Saisie de la consommation
- Montant : Saisie du montant TTC
Valider la saisie.
Un écran récapitulatif apparaît :
Valider les informations.
A la validation, l’icône « écrou jaune » sur l’écran principal devient active. Par défaut, le relevé saisi est rattaché à la période de charges en cours. Vous avez la possibilité d’affecter le relevé à une autre période de charges.
Saisie des consommations Thermies (Gérance et Syndic)
Les tableaux de thermies et autres (sauf IP : Imputations particulières) créés en copropriété sont transmis en gérance sur les lots concernés. Tous les lots gérés en copropriété, liés à la gérance, sont affectés de la consommation venant de la copropriété.
La consommation étant saisie sur le lot de copropriété en totalité, si le lot est loué plusieurs fois sur la période du relevé, la totalité sera affectée au dernier locataire en place.
Vous devez donc apporter les modifications nécessaires afin de rétablir la situation en fonction de la présence de chaque locataire.
Un contrôle est mis en place de façon à ce que le total en syndic ne puisse être différent en gérance.
Saisie des consommations Thermies (Syndic extérieur)
Si vous ne créez pas de thermies et que vous quittancez les consommations aux locataires, vous devez faire attention dans le choix des analytiques lorsque vous saisissez la facture en comptabilité. Les écritures analytiques doivent être décomposées en 500 – 155 – 2 pour le montant total qui a été quittancé et la différence en 020 – 155 – 2. Ceci permet de ne pas répartir la somme qui a déjà été quittancée.
Les imputations particulières
Sur le mandat de gérance, une clé IP doit être créée.
Accès : GM / Contrats / Mandat de gérance
Tâche : Imputations Particulières
Cliquer sur créer.
L’écran suivant apparaît :
Cet écran permet d’enregistrer une somme due par un locataire précis.
1. Indiquer la date d’imputation.
2. Indiquer la clé de récupération.
3. Indiquer la clé de répartition.
Dans l’écran central, faire un clic-droit, un menu déroulant apparaît.
4. Cliquer sur Créer.
5. Sélectionner le locataire.
6. Indiquer le montant et le libellé de l’imputation.
7. Valider la saisie.
Saisir les imputations particulières suivantes et/ou valider de nouveau.
Un écran récapitulatif apparaît :
A la validation, l’icône sur l’écran principal devient active. Par défaut, le relevé saisi est rattaché à la période de charges en cours. Vous avez la possibilité d’affecter le relevé à une autre période de charges.