Activation de la tâche TVA du mandat
Accès : GM / Contrats / Mandat de gérance
Paramétrage de la tâche T.V.A. du mandat.
Paramétrage lors de la première activation ou cliquer sur 
pour modifier.
La date présente dans la cellule Tâche activée le correspond à la date réelle d’activation de la tâche. Elle peut être ajustée à la date où le traitement de la déclaration doit effectivement débuter.
A l’inverse la cellule date Fin permet d’arrêter le traitement de la déclaration de TVA sans avoir à supprimer la tâche T.V.A du mandat.
La déclaration de TVA ne sera pas calculée sur les mandats ayant la date de fin de tache TVA renseignée, cette date ne sera cependant pas dupliquée sur la tache TVA des autres mandats du mandant.
Sélectionner le Régime de la déclaration de TVA correspondant au mandat. Deux possibilités :
- Simplifiée (déclaration annuelle uniquement)
- Réel normal
Choisir le type de Déclaration :
- Partielle, la déclaration est éditée mais n’est pas considérée complète – d’autres éléments extérieurs au logiciel doivent être ajouté par mandant. Dans ce cas, le traitement du fichier EDI n’est pas déclenché.
- Totale, tous les éléments nécessaires à la déclaration de TVA sont considérés comme saisis dans l’application. Dans ce cas, le traitement fichier EDI est généré.
Sélectionner le Centre de déclaration (CDI) correspondant au mandant dans liste accessible par l’icone 
. Le libellé de l’adresse du Centre de déclaration est reporté dans le cadre gauche de l’écran (voir copie écran ci-dessus).
Sélectionner la périodicité dans la liste déroulante Période. Les contrôles bloquants suivants sont déclenchés en fonction du Régime précédemment sélectionné Ces combinaison ne sont pas valides :
· Quand la Période est Annuelle normal et le Régime Réel.
· Quand la Période est Mensuelle et le Régime Simplifié.
· Quand la Période est Trimestrielle et le Régime Simplifié.
Saisir la date de Dépôt au plus tard le. Cette date est exploitée dans le module de Déclaration de TVA en tant que filtre de sélection.
Si la Déclaration est Totale (c.f. 4), le choix Oui ou Non pour l’activation de la comptabilisation du Règlement sur un des mandats du mandant, quelle que soit la Période, est possible.
Si Règlement égale Oui, sélectionner le Centre de paiement (RP) correspondant au mandant dans liste accessible par l’icone 
. Le libellé de l’adresse du Centre de paiement (RP) est reporté dans le cadre le plus à droite de l’écran (voir copie écran ci-dessus).
Si la gestion de la déclaration par fichier EDI est activée, choisir Oui à Règlement entrainera le télépaiement automatique de la TVA déclarée au Centre de paiement sélectionné.
Le paramétrage du SIRET provient de la fiche Tiers du Mandant (accessible en modification de la ligne SIRET /Empl, après avoir cliqué sur l’icone
en haut à droite du nom du Mandant).
Saisir le code APE. Remarque ce code est propre à chaque mandat
Choisir le régime de TVA sur Encaissement ou sur Débit pour les Recettes.
Choisir le régime de TVA sur Décaissement ou sur Débit pour les Dépenses.
Le code TVA intracommunautaire provient de la fiche Tiers du Mandant (idem étape 10).
Activité principale : information éditée sur le formulaire 3519 et 3515 PDF (n’est pas transmise en EDI).
L’option Saisie manuelle prorata de TVA permet de changer le taux de prorata de TVA paramétré pour le mandat (voir étape suivante) dans les écritures comptables.
Saisir le Mandat de déclaration où sera comptabilisée l’écriture de TVA à payer du mandant.
Saisir les informations SIE, CDI, CDIR, N° dossier, Clé, Code service.
Paramétrage du Taux de prorata TVA par période dans le tableau suivant (double cliquer dans la cellule Tax%) :
Cliquer sur 
pour valider la création ou la modification des paramètres.
Cliquer sur 
pour quitter l’écran.
La modification des paramètres suivants pour un mandat déclenchera la mise à jour dans tous les mandats du mandant concernés :
- Régime,
- Déclaration
- Période
- Date de dépôt
- Mandat de déclaration
- Règlement
- Centre de déclaration
- Centre de paiement
- SIE, CDI, CDIR, N° dossier, Clé, Code service.
Paramétrage des honoraires de la tâche T.V.A.
Dans l’écran tâche TVA, cliquer sur 
pour accéder au paramétrage des honoraires cabinet de la tâche TVA.
Activation de la tâche T.VA du bail
Accès : GB / Contrat / Baux/P.E.C
Paramétrage de la tâche T.V.A. du bail.
Activation de la tâche TVA du bail :
Double cliquer dans le cadre Bail (en bas à droite) de l’écran BAUX (le pointeur de la souris prend l’apparence d’une loupe).
L’écran BAIL apparait.
Cliquer sur le bouton Tâches et rechercher la tâche T.V..A dans la fenêtre TACHES DE GESTION qui vient de s’ouvrir
Sélection de la tâche T.V.A par double-clic.
Puis cliquer sur l’icône paramètre 
Dans l’écran T.V.A le cadre ci-dessous permet de paramétrer le champ d’application du calcul de la TVA sur l’avis d’échéance
Paramètres de comptabilisation du solde de TVA et acompte TVA
Accès : Comptabilité Gestion// Générale/Etat divers/ Déclaration TVA/Paramétrage
Vous trouverez dans cet écran les paramétrages par défaut de la déclaration de TVA des mandants en comptabilité gestion
Ecran Paramétrage TVA
Les cellules Seuil minimum des acomptes et Pourcentage 1er(2éme, 3éme...) acompte sont utilisées pour la gestion annuelle de la TVA. Reportez-vous au chapitre correspondant à ce sujet.
L’option Saisie manuelle du prorata de TVA définit la valeur par défaut de l’option du même nom de la tache TVA du mandat
L'option Débours : exclure les charges locatives (fiscalité 2) permet d’exclure les charges locatives (fiscalité 2) de la déclaration de TVA. Cette option n’est activée que pour les TVA applicables sur :
- « Loyer »
- « Loyer + taxe »
- « Total quittance – charges »
Par défaut, cette option est activée pour les références 3073 et 3080 (elle sera désactivée par défaut pour les autres clients).
Comptabilisation du solde de TVA permet de paramétrer les analytiques d’imputation des comptes. Le paramétrage du Collectif, des codes analytiques de Rubrique et Sous-rubrique, Code fiscalité ainsi que des Libellés Solde de TVA débiteur/Remboursement de TVA sont affichés par défaut et sont obligatoires (modification déconseillée mais possible selon les cas).
Remarque : le Code fiscalité 2 n’est pas autorisé (en effet, cette dépense n’est pas à la charge du locataire et il n’est pas nécessaire de saisir une clé de répartition).
Calcul de la déclaration
Accès : GM / TVA / Déclaration de TVA
Cet écran vous permet de gérer les déclarations de TVA par période et par mandant.
Règle de gestion :
Seuls les mandants et leur(s) mandat(s) paramétré avec la Tâche TVA apparaissent dans cet écran.
Vous devez toujours valider la déclaration précédente d’un mandat afin de pourvoir calculer la suivante.
NB : pour lancer le calcul de la déclaration de TVA il faut avoir validé le quittancement de la période
Le lettrage doit avoir été effectué
Lancer le calcul des déclarations de TVA
Le traitement se déroule en trois phases avec éventuellement une quatrième si vous activez le traitement EDI.
Avant de commencer, vous devez vous placer sur la ligne Entreprise du Volet de sélection supérieur.
- Première phase => Sélection de la période et du type de déclaration à traiter.
- Deuxième phase => Sélection des mandant à déclarer et calcul des déclarations
- Troisième phase => Editions états de contrôle, Cerfa et Validation.
- Quatrième phase (optionnelle) => traitement EDI.
Sélection de la période et du type de déclaration à traiter
Critères de sélection primaires
Les critères que vous allez sélectionner ont un impact immédiat sur l’écran. Aucune action de validation n’est nécessaire.
Saisir la Période au cours de laquelle la déclaration doit être déclarée. La période en cours affichée correspond à la date du jour
Les icones 
vous permettent de passer d’une période à l’autre.
Vous pouvez également accéder à la liste des périodes par l’icône 
Sélectionner le Type de déclaration que vous souhaitez traiter, parmi les trois propositions existantes :CA3, CA12 et Acompte 3514.
Nb : le Type de déclaration à faire dépend du paramétrage Régime de la Tâche TVA du Mandant.
Date limite de déclaration vous permet d’effectuer une sélection des TVA à déclarer en fonction du jour enregistré dans le champ Dépôt au plus tard le de la Tâche TVA
Sélectionner le jour dans la liste déroulante et cocher l’option à droite afin d’obtenir un filtre Uniquement ce jour.
L’icône Sélection permet d’obtenir davantage de Critères de sélection :
- Immeuble
- Agence
- Sélection par Mandat ou par Mandant
- Siren.
- Calcul de la déclaration par Mandant.
Ecran Critères de sélection
Cliquer sur 
pour activer les critères choisis et voir le résultat dans la liste Déclaration de TVA (cliquer sur 
pour abandonner).
Remarque : les critères retenus restent actifs tant que l’utilisateur n’a pas quitté le module et n’y apporte aucune modification.
Sélection des mandants et Calcul de la déclaration
Dans le tableau central Entreprise, sélectionner les Mandants dont la déclaration doit être calculé en double cliquant dans la colonne Sel.
Listes des entreprises et filtres
Les mandants sont classés par leur numéro de SIREN dans la colonne du même nom.
- La colonne Per correspond à la périodicité de la déclaration. Elle est directement liée au Type de déclaration.
- A correspond à annuel et n’apparait donc que pour le CA12 et Acompte 3514
- M et T correspondent à mensuel et trimestriel et ne concernent que le CA3
Les différents Statuts, affichés par la colonne du même nom, renseignent, sur l’état d’avancement des déclarations de TVA.
Remarque : le Statut de chaque ligne est conservé y compris en cas de sortie de l’écran. La colonne Statut affiche Non calculée tant qu’aucun calcul n’a été lancé.
Le calcul peut être lancé pour un mandant indépendamment des autres en double cliquant dans la colonne Sel de la ligne d’un mandant.
Double-cliquer sur l’en-tête de colonne Sel pour sélectionner tous les mandats de la liste.
Cliquer sur l’icône Calcul de la déclaration 
afin de lancer le calcul.
Editions Liste de contrôle, Cerfa et Validation
Une fois le calcul effectué, le Statut des mandants sélectionnés pour cette action passe à Calculé.
Les icones :
Edition de la liste de Contrôle,
Edition des Cerfa,
Validation de la déclaration, deviennent disponibles.
Le calcul peut être relancé à tout moment à l’aide de l’icône Calcul de la déclaration 
Si une modification comptable sur le mandat a été opérée après un premier calcul, il est impératif de relancer une nouvelle fois le calcul, afin que cette modification soit prise en compte.
Cliquer sur l’icône 
Edition des Cerfas afin de les générer en format pdf mais uniquement avec la mention « ETAT PROVISOIRE » tant que le statut Calculé n’est pas passé à Validé par l’étape suivante : Validation de la déclaration.
Cliquer sur 
Validation de la déclaration :
· Change le Statut en Validé.
· Fige les données de la période et du Mandant.
· Génère les écritures comptables dans le compte Mandat de déclaration (cf. : Paramétrage de la tâche T.V.A. du mandat.).
· Permet l’Edition des Cerfas sans la mention « ETAT PROVISOIRE ».
Remarque : vous devez valider les déclarations d’une période avant de lancer la suivante
Déclaration CA3 (Particularités)
Sélectionner le Type de déclaration CA3 et lancer le calcul de la déclaration comme indiqué dans le paragraphe précédent, afin d’obtenir, pour chaque Mandants sélectionnés, l’état CA3 est modifiable dans la partie basse de la liste.
Cliquer sur 
permet de modifier les éléments obtenus par le calcul de la déclaration (cellules beige).
Les modifications se reportent directement sur l’édition du Cerfa et persistent à la validation de la déclaration.