Paramétrage
Accès : Avancé / Droit / Paramètres clients Gestion Immo > Refacturation dépenses mandat aux locataires.
Attention l'utilisation de ce module impose l'existence de clés de répartitions sur le mandat (provenant de la copropriété ou créé si vous n'êtes pas syndic de l'immeuble du mandat)
Soit vous cochez sur la colonne "Fact.loc" pour générer une facture locataire soit vous saisissez le code rubrique de quittancement sur la ligne analytique correspondante, afin de faire monter la dépense dans le quittancement à venir.
Si par erreur vous cochez facturation et saisissez une rubrique de quittancement, lors de la validation un message d'alerte bloquant s'affichera.
« Vous ne pouvez pas saisir Facture et rubrique de quittancement pour la rubrique XXX sous rubrique XXX code fisc. X. »
Conseil : Pour conserver une logique de fonctionnement, choisir dès le début une méthode de travail.
Refacturation dépenses mandat aux locataires (tâche au mandat)
Accès : GM / Contrats / Mandats de Gérance.
L'ouverture de cette tâche s'effectue par mandat ceci afin d'affecter un % de récupération sur le ou les locataires.
Activation de la tâche
En règle générale cela servira à refacturer ou quittancer (selon le paramétrage) les dépenses d'impôts à récupérer sur les baux commerciaux. Sans attendre la réédition des charges dites locatives.
Mise place au mandat – activer la tâche et paramétrer le pourcentage de récupération sur les locataires.
Ainsi lors de la saisie d'un achat, d'une trésorerie, en utilisant les rubriques analytiques paramétrées, lors de l'enregistrement de la pièce, il y aura génération automatique d'une facture par locataire concerné, sur la base de leur tantième respectif, rendant ainsi obligatoire la saisie de la clé de répartition de la dépense, et ce quelque soit le code fiscal de la rubrique analytique.
Cette refacturation directe au locataire implique l'existence d'au moins une clé de répartition.
Sélectionnez la tâche par un double clic
Les lignes analytiques paramétrées s'affichent, vous pouvez à présent positionner la valeur en % (partie 1) à appliquer, ce taux se dupliquera sur chaque locataire (partie 2).
Vous devez saisir pour chacune des lignes analytiques paramétrées, le % susceptible d’être récupéré auprès du locataire.
Attention, certaines dépenses ne sont pas récupérables sur tous les types de baux.
Par exemple, la rubrique analytique 100.500.4 Taxe foncière n’est pas récupérable sur un bail d’habitation.
Il faudra donc exclure les locataires (habitation) en passant le % Loc. du locataire à « 0.00 ».
Visualisation, création modification de présentation
Accès : Avancé / Droit / Paramètre client Gestion Immo > Refacturation dépenses mandats > Tous les mandats
Visualisation, création, modification en présentation "tous les mandats". Cette option donne accès aux mandats sans passer par l'écran des tâches à activer (la tâche sera automatiquement ouverte dès qu'une des rubriques est répartie.
Refacturation dépenses mandat aux locataires
Accès : CG / Gestion des écritures / Achats
Suite au paramétrage cabinet et à l’activation de la tache aux mandats. Il va être possible de refacturer ou quittancer automatiquement aux locataires la facture en utilisant les analytiques paramétrés.
Exemple :
Vous recevez la taxe foncière d'un mandat, vous comptez récupérer cette taxe sur les locataires "commerciaux" et les ordures ménagères sur tous les locataires.
A l'enregistrement de l'achat – il est proposé d'appliquer un PRORATA TEMPORIS, à la facture.
ATTENTION – dans la version actuelle uniquement le locataire en place est refacturé.
Si l'analytique est un code fiscal 2 et que le paramétrage est RUB QUIT, modifier le code lors de la saisie en code 1 afin de ne pas reprendre la facture dans les charges locatives qui seront lancées ultérieurement.
Si votre paramétrage par défaut est fait sur rubrique quittancement, vous avez la possibilité lors de la saisie de la facture de forcer le paramétrage (si le quittancement a déjà été lancé, et que vous ne souhaitez pas attendre le quittancement suivant pour réclamer la facture aux locataires), vous pouvez éditer une facture pour les locataires de ce mandat en cochant la case "Facturation locataire" lorsque l'écran proposant le mois de quittancement s'affiche.
Ecran de sélections des locataires à refacturer
Enregistrez l'achat. L'application enchaîne directement sur l’écran des « sélections des locataires à refacturer »
En cliquant sur l’édition le programme vous ouvre une boite de dialoque vous permettant d’éditer un récapitulatif ou les Factures + leurs comptabilisations.
Précision : le lancement des factures est automatique, et ne peut être différé. L’édition de la facture génère la comptabilisation.
Factures locataires
Résultat en interrogation de compte du locataire :
Attention : si vous passez dans une pièce d'achat en modification à l'enregistrement de celle-ci un message d'alerte s'affichera.
Il faudra contrepasser la facture par un avoir et ressaisir la facture d'achat correctement.
ATTENTION – pour que la rubrique soit présente de le quittancement, il faut cocher édition et factures + comptabilisation.
Quittancement
Même opération, mais cette fois avec refacturation dans le quittancement.
Toujours en saisie achat, après enregistrement de la facture, proposition du mois d'incorporation de la refacturation dans le quittancement à venir (entre 2 phases de quittancement – c'est le mois suivant qui est proposé par défaut).
Si vous saisissez une facture le 21/09/2008 alors que le quittancement à déjà été lancé (par exemple le 20/09/2008 vous avez généré votre quittancement du mois d'octobre incluant les quittances trimestrielles).
Vous ne récupèrerez cette dépense que dans le quittancement de 01/2009. Nous avons donc ajouté une option permettant de générer une facturation au locataire, qui force votre paramètre de quittancement.
Contrôle que le mois de quittancement – (si 1ère phase traité – passage sur mois suivant d'office)
