Présentation
La procédure doit suivre les étapes suivantes :
- Création d’un barème reprenant ces éléments
- Sélection du ou des barèmes à remonter au moment de la prise en charge d’un locataire.
- Affectation du/des barèmes au mandat (en cas d’utilisation hors PEC)
Trois articles de facturation ont été créés :
- FL – Frais d’entrée
- El – Etat des lieux
- RA – Rédaction d’actes
Ces articles ont été créés en automatique dans l’application (voir liste des articles facturation) mais vous pouvez créer vos propres articles.
Il vous appartient de vérifier la codification comptable de chaque article.
Création des Articles / Sous-Familles / Familles
Création d’un article
Accès : GM / Paramétrage / Facturation d’honoraires / Gestion des articles / Fiche Articles
Cet écran permet de visualiser ou de créer un code article, mais surtout de définir l’imputation comptable rattachée en comptabilité gestion et en comptabilité société.
1. Liste des articles présents sur la base
2. Visualisation d’une fiche article
3. Création d’un nouvel article
4. Renseigner un code article
5. Inscrire le libellé de l’article
6. Choisir la catégorie (ex : Honoraires)
7. Indiquer le taux de TVA
8. Vous pouvez également, renseigné un montant, il sera automatiquement inscrit sur la facture lors de l’utilisation de l’article.
9. Valider
Votre article apparait à présent dans la liste des articles créés.
Vous devez ensuite cliquer sur l’icône « du compte en T » afin de pouvoir affectée l’article a un type de facturation.
- Renseigner la partie droite avec la rubrique et Sous – Rubrique
- Choisir le type de facture : 4 – Gérance frais divers / 41 – Facturation Cabinet - Locataire
Il est impératif que l’analytique soit identique dans les 2 types de facturation afin de rattacher les 2 factures à la saisie de l’entrée locataire ou dans une facture diverse.
Création de la Sous – Famille
Accès : GM / Paramétrage / Facturation d’honoraires / Gestion des articles / Sous-Famille
Cet écran permet de regrouper sous une même action les articles qui sont à facturer, exemple la sous-famille « Entrée locataire » peut faire l’objet d’une facturation de frais d’entrée, de rédaction d’acte…
Création de la Famille
Accès : GM / Paramétrage / Facturation d’honoraires / Gestion des articles / Famille
Cet écran permet de regrouper un ensemble d’actions qui sont facturés. Exemple : une famille « Facturation diverse » peut servir à une facturation de frais d’entrée locataire et une facturation de frais concernant la copropriété (la différenciation s’effectue par la sous-famille et les articles associés).
Création du lien Famille / Sous – Famille / Article
Accès : GM / Paramétrage / Facturation d’honoraires / Gestion des articles / Lien Famille/Sous-Famille/Articles
Ce lien est impératif pour pouvoir lancer la facturation.
Accès : Avancé / Droit / Paramétrage client gestion Immo
1.Cliquer sur modifier
2. Cliquer sur A pour obtenir l’écran des familles, vous devez cliquer sur la famille qui doit faire les différents liens.
Si vous voulez lier 2 factures (part propriétaire/part locataire) vous devez paramétrer le même article aux types de facturation 2 et 41.
Dans ce cas, vous devez utiliser le même analytique mais vous pouvez codifier des comptes Cabinet différents.
Chaque article doit être rattaché à une famille et une sous-famille.
Création d’un barème d’honoraire _ Type de facturation cabinet > Locataire
Accès : GM / Paramétrages / Honoraires / Honoraires de Gestion
1.Positionner le type sur « Fact.cab. Locataire »
2. Entrer en modification
3. Faire un clic droit pour créer un nouveau barème
a. Choisir la nature (Forfait / Taux)
b. Choisir la base de calcul (ex : Loyer / Loyer + Charges …)
c. Indiquer le Montant HT (nature = Forfait) / Taux (nature = Taux)
d. Sélectionner la présentation (Détaillé (TVA + HT) / TTC)
e. % Aff. > correspond à la part du propriétaire
Si vous avez saisi un montant forfaitaire, il s’agit du montant récupéré sur le locataire et le propriétaire.
f. Sélectionner la famille par le dossier
g. Sélectionner la sous-famille
h. Sélectionner l’article
i. Saisir un éventuel commentaire
4. Cliquer sur la disquette pour enregistrer
Recommencer cette opération si d’autre articles sont à facturer.
5. Lorsque le paramétrage est terminé, cliquer sur STOP
L’écran de facturation est alors renseigné des barèmes créés en type « de Fact cab locataire ».
1. Cliquer sur modifier
2. Sélectionner les articles qui doivent remonter à la prise en charge d’un locataire (double-clic dans la colonne sélection).
3. Enregistrer
4. Cliquer sur STOP pour sortir
Ces honoraires peuvent au moment de la prise en charges être modifiées ou supprimées.
Création d’un barème de type facturation locataire sur un Mandat
Le paramétrage mis en place au niveau du paramétrage Cabinet est automatiquement repris lorsque vous prenez en charge un locataire par le PEC.
L’affectation au mandat vous permet de personnaliser ces honoraires en ayant l’accès à la modification de tous les paramètres de ce type de facturation.
Vous ne pouvez l’utiliser que par la facturation de type 42 et uniquement si la base de calcul est en forfait.
Paramétrage
Accès : GM / Contrat / Mandat de gestion > Honoraires
1. Sélectionner le type « Fact. Cab. Locataire »
2. Cliquer sur duplication
3. Choisir le barème à modifier
4. Valider
Le système affiche alors à l’identique le barème sélectionné.
5. Saisir les informations à modifier du barème
6. Enregistrer
Facturation des honoraires
Dans le cas où les frais concernant l’entrée du locataire ne sont pas facturés au moment de la saisie du locataire, (PEC) vous pouvez facturer ces frais en utilisant la facturation diverse se situant en comptabilité.
Accès : GM / Facturation Honoraire / Factures
1. Choisir le mandat
2. Positionner le mois comptable
3. Cliquer sur création
4. Choisir le type de facturation (= 41 _ Facturation locataire)
Le collectif est automatiquement renseigné
5. Choisir le locataire à facturer
6. Valider
7. Dans la partie basse, choisir directement l’article à partir de la famille
Si l’article est paramétré également en type 4 (Gérance Diverse) vous pourrez à partir de cet écran saisir le pourcentage concernant la quotte part du propriétaire.
A cet effet, saisir le % dans la zone « affectation propriétaire ».
8. Valider
9. Enregistrer
10. Editer la facture