Avant l’utilisation de ce module, assurez-vous que le paramétrage est déjà établi.
Accès : T/I / Bureautique / Génération de dossier
Option : Révision des baux
Cette option vous permet d’envoyer à vos locataires un courrier les prévenant de leur prochaine révision. Dans ce courrier sont indiqués : l’indice précédent, le nouvel indice, l’ancien loyer, le nouveau loyer, la variation d’augmentation et sur quelle quittance cette révision sera portée.
L’extraction peut se faire par gestionnaire et/ou par Agence, cela dépend du paramétrage du Cabinet.
1. Positionnez-vous sur l’option Révisions des Baux.
2. Si votre Cabinet possède le module optionnel Agences/Services ou si vous avez des gestionnaires, cliquez sur l’icône Défilement pour sélectionner le service voulu.
3. Cliquez sur l’icône Création pour sélectionner : le type de bail, le mois de révision ou l’indice de révision ... à extraire.
Grâce à la typologie mise en place lors de votre installation, le système propose les différents types de baux qui doivent recevoir ce courrier.
L’écran affiche le premier paramétrage de votre typologie dans les différentes zones de votre Cabinet ou de votre service. Reportez-vous au chapitre Paramétrage – Paragraphe Typologie.
Descriptif de l’écran :
- Nature : type de bail de votre base de données,
- Mois de révision : le mois de révision à extraire,
- Périodicité de révision : périodicité de révision du type de bail,
- Type d’indice : type d’indice existant comme IRL 2008, ICC, Indice de 1948 …
- Mode de règlement : Permet d’extraire les baux selon leur mode de règlement. Par défaut Tous. Autres options : Manuel – Prélèvement – TIP – Virement.
Indice : Permet l’extraction, non pas par mois mais par trimestre. Exemple : extraction de tous les locataires de tel type de bail concerné par l’indice du 2ème trimestre 2005, quelque soit leur mois de révision.
Mode de révision : correspond à la case « Révision manuelle » de la tâche du bail « Révision loyer ». Par défaut le logiciel se positionne sur Tous. Autres possibilités :
- Manuelle la révision doit être faite par vos soins (saisir le nouveau loyer dans le mois de quittancement voulu)
- Automatique la révision se fait dès que le nouvel indice est saisi dans votre base.
- Ignorer la date de fin de bail : à décocher si vous ne souhaitez pas réviser les locataires dont cette date correspond au renouvellement de leur bail (procédure différente).
Cliquez sur l’icône Déroulement pour sélectionner la nature du bail à extraire.
La périodicité de révision s’affiche automatiquement.
· Cliquez sur l’icône Déroulement pour la modifier si nécessaire.
Extraction par mois de révision
Vous souhaitez extraire les révisions du mois ou des mois suivants par rapport au quittancement en cours.
Pour les mois à venir il faut que l’indice soit connu, et l’extraction se fait mois par mois
- Cliquez sur l’icône Déroulement pour sélectionner le mois de révision.
- Dans Type d’indice, le logiciel affiche celui du premier paramétrage de votre typologie. Lorsque vous modifiez la nature du bail, cliquez sur l’icône Déroulement pour sélectionner celui correspondant à votre nature.
Dans notre exemple ci-dessous :
On extrait les baux d’habitation (loyer libre) révisables en janvier, ayant une périodicité de révision annuelle, utilisant l’indice IRL2008, quelque soit le mode de paiement ainsi que le mode de révision.
- Si date de fin de bail est décochée
Cela indique au logiciel que vous ne voulez pas envoyer le courrier aux locataires dont le bail arrive à expiration.
- Si date de fin de bail est cochée
Vous affichez la date de sortie et ne gardez que les baux dont la date de sortie est éloignée.
Cliquez sur l’icône Validation.
La liste des locataires dont le bail est à réviser au mois indiqué (ici janvier) s’affiche.
Tous les baux sans date de sortie proche de la date de révision ou de renouvellement
Tous les baux encours, avec date de sortie proche de la révision et ceux à renouveler.
Composition de cette liste :
- Colonne « X » : permet de sélectionner tous les locataires.
- Edition : vide la première fois, sinon affiche la date d’édition du courrier.
- NoLoc : numéro du locataire (du bail)
- Nom : nom et prénom du locataire
Date de fin : Date de fin de bail
- Validité : Vide le plus fréquemment. Peut avoir :
o Traité si vous avez déjà fait et historisé le mois d’extraction, même si les courriers n’ont pas été édités.
o Indice inconnu, si le nouvel indice n’a pas été saisi sur votre système et donc la révision et les courriers ne peuvent se faire.
o Bail expiré si vous n’avez pas décoché la case « Ignorer la date de fin de bail ».
- Rev : est cochée si l’indice est connu et la révision possible. Vous pouvez, dans certains cas, décocher cette case sur un locataire particulier pour ne pas faire la révision dans le quittancement et donc ne pas générer le courrier.
Vous pouvez également laisser la case « Rev » cochée mais désélectionner le locataire pour ne pas lui envoyer le courrier mais faire la révision dans son quittancement.
Cette liste peut s’imprimer (fortement conseillé) avant d’aller plus loin pour vérifier les augmentations et ôter certains locataires en les désélectionnant par un double-clic sur le tableau d’extraction si nécessaire.
o Cliquez sur Stop pour quitter cet écran.
o Cliquez sur l’icône Imprimante pour éditer la liste des locataires concernés par la révision si nécessaire.
Extraction par indice de révision
Vous souhaitez extraire les révisions par rapport à un indice.
Cette extraction est surtout utilisée pour les baux commerciaux triennaux. Après leurs avoir envoyé la notification de révision, dès que l’indice est apparu, vous pouvez les informer du montant de leurs nouveaux loyers.
Dans notre exemple ci-dessous :
Le logiciel va extraire tous les baux commerciaux révisables tous les 3 ans ayant comme prochain indice de révision le 2ème trimestre 2013.
Tous les baux sans date de sortie proche de la date de révision ou de renouvellement
Tous les baux en cours, avec date de sortie proche de la révision et ceux à renouveler.
Lancement de la fusion
o Cliquez sur le titre de la colonne « X » pour sélectionner tous les locataires.
o Cliquez sur l’icône Fusionner 
Vous arrivez sur l’écran Edition Rapide, avec tous les locataires sélectionnés et le modèle Word lié à cette procédure.
Sur cet écran, vous avez la possibilité de changer par un clic-droit : le signataire du courrier, le mode d’envoi.
Cliquez sur l’icône 
pour lancer la fusion.
WORD s’ouvre avec votre publipostage.
Il y a autant de pages que de locataires sélectionnés.
- Cliquez sur l’icône Imprimante pour éditer les courriers.
Une fois vos courriers imprimés.
- Quittez Word.
Le message suivant s’affiche.
- Cliquez sur Ne pas enregistrer si vous n’avez fait aucune modification dans votre mailing.
Vous revenez sur l’écran Edition Rapide, le système vous demande si vous voulez faire des modifications dans le document.
- Cliquez sur Non pour conserver votre mailing intact.
- Historisez vos courriers en cliquant sur l’icône Historique
Le programme vous demande la confirmation de l’historisation, validez et cliquez sur Stop pour quitter cet écran. Le tableau de bord est mis à jour en encours.
- Cliquez sur Oui. Les courriers sont historisés sur chaque locataire. Le tableau central est vide.
- Cliquez sur
pour quitter cet écran.
De retour sur l’écran d’extraction, il est conseillé d’historiser votre traitement : le suivi administratif sera mis à jour et l’encours du tableau de bord passera dans l’historique.
Cliquez sur 
pour clore le traitement.
Le logiciel vous demande la confirmation de l’historisation du traitement.
- Cliquez sur Oui.
Le logiciel contrôle le quittancement.
De retour sur l’écran, pour générer les révisions des baux, vous pouvez extraire soit une autre nature de bail, soit le mois de révision suivant.
Après l’historisation, il est déconseillé de régénérer l’extraction et les courriers.
Tant que l’historisation du traitement n’est pas faite, vous ne pouvez pas effectuer les révisions pour une autre nature de bail, ni pour un autre mois.