Pour pouvoir clôturer un dossier il faut que tous les appels de fonds soient émis, et que les factures soient enregistrées.
Avant de clôturer le dossier, vérifiez l’enregistrement des factures.
Vérification en comptabilité
Accès : CC / Travaux / Correction des analytiques
Toute modification au niveau des analytiques, clé et libellé, est possible en cliquant sur l’icône 1, 2, 3, 4
1. Sélectionner le type de gestion (Gérance, Syndic)
2. Sélectionner le mandat
3. Sélectionner le dossier travaux
L’écran de correction analytique s’ouvre. En cliquant sur le bouton 
, vous pouvez modifier l’analytique, le libellé, le code TVA.
Vérifiez que toutes les factures travaux (prestations, honoraires, architectes, etc.) soient enregistrées pour la répartition entre copropriétaires.
Vous pouvez chaîner des écritures en cliquant sur 
.
Uniquement pour la comptabilisation par Achat : si vous n’avez pas opté pour la comptabilisation des honoraires par appel, la facture d’honoraires ne se déclenche qu’au moment de la clôture et ne figure donc pas dans cet écran préparatoire.
Avec la comptabilisation par OD les honoraires ne se déclenchent pas. Vous devez les passer en comptabilité (Reportez-vous au chapitre Comptabilité travaux – paragraphe Factures d’honoraires travaux : Comptabilisation par OD).
Clôture du dossier travaux
Accès : TX / Travaux / Dossier Travaux
Vous arrivez sur l’écran Général.
Lors de la clôture du dossier, il est possible de saisir ou de modifier le montant des honoraires liés au dossier travaux.
Afin de comptabiliser et obtenir une facture d’honoraires travaux lors de la demande de clôture, un écran s’affiche vous permettant de saisir le montant des honoraires, ou de saisir un complément d’honoraires, si une partie a déjà été appelée.
1. Sélectionner le mandat
2. Sélectionner le dossier travaux
3. Cliquer sur le verrou pour clôturer votre dossier
Lors du processus de clôture, le programme vous emmène sur l’écran récapitulatif du dossier, cliquer sur valider pour poursuivre la clôture.
Facturer les honoraires
Le programme poursuit la clôture et vous demande si vous souhaitez facturer des honoraire avant la clôture définitive du dossier.
Oui
1. Le montant total des honoraires correspond au appel de fonds honoraires que vous avez enregistré lors de la préparation du dossier.
2. Vous pouvez créer de nouveau honoraires
a. Saisissez le montant des honoraires TTC
b. Sélectionnez le taux de la T.V.A.
L’affichage des honoraires dans la colonne « Reste à facturer » est automatiquement reporté.
L’affichage de la ou des clés sera celle correspondant à l’appel. Dans ce cas, le montant sera au prorata et entièrement modifiable à concurrence du montant saisi.
Créez autant de lignes que nécessaires pour une répartition des honoraires sur plusieurs clés, la différence étant portée sur la dernière ligne créée.
Pour cela :
a. Faites un clic-droit
b. Choisissez l’option Créer.
c. Sélectionnez la clé de répartition.
d. Validez.
Si vous abandonnez en cliquant sur, la procédure de clôture et les honoraires sont abandonnés.
e. Une fois vos honoraires positionnés vous pouvez valider
f. L’écran d’édition s’affiche pour imprimer et comptabiliser la facture correspondant à vos honoraires saisis.
Vous ne pouvez plus modifier l’analytique, le libellé, le code TVA, il est donc recommandé d’effectuer la vérification avant de clôturer votre dossier.
g. Validez pour générer le fichier de transfert.
h. Le programme demande si nous souhaitons confirmer la clôture.
Les procédures de traitement et de transfert des appels de fonds liés à la clôture du dossier travaux sont identiques aux procédures standard, à savoir :
- CO/ Appels et Charges / Demande de tirage
- Traitement / Copropriété / Appels, Charges, AG….
- Transferts / Réception de fichier
- Transferts / Envoi de fichier
Non
Le programme poursuit la clôture sans passer par l’étape des honoraires travaux.
Le programme demande si nous souhaitons confirmer la clôture.
Les procédures de traitement et de transfert des appels de fonds liés à la clôture du dossier travaux sont identiques aux procédures standard, à savoir :
- CO/ Appels et Charges / Demande de tirage
- Traitement / Copropriété / Appels, Charges, AG….
- Transferts / Réception de fichier
- Transferts / Envoi de fichier
Gestion des soldes copropriétaires après clôture des dossiers travaux
Après clôture, les montants des appels de fonds travaux peuvent être différents des montants des fonds engagés, de ce fait, à l’intégration de la clôture, une écriture est automatisée au crédit/débit du collectif CHB.
Remboursement des soldes créditeurs
Le module « Remboursements copropriétaires dossier hors budget » permet d’émettre les règlements pour les copropriétaires créditeurs et de solder leur compte par la comptabilisation automatique.
Accès : CC / Gestion des paiements / Remboursement copropriétaire dossier travaux
Selon le choix des mandats effectués, vous pouvez sortir la liste des copropriétaires créditeurs, ainsi que la disponibilité par mandat et par dossier.
1. Sélectionnez le mandat
2. Sélectionnez le numéro de dossier
Procédez au règlement comme pour le règlement de n’importe quel tiers. Il vous est possible au contrôle de ne pas rembourser certains copropriétaires de votre choix.
Soldes comptes par OD automatiques
Si le montant à rembourser sur chaque copropriétaire est négligeable et que vous désirez solder le compte, vous pourrez générer une OD automatique.
Accès : TX / Travaux / Dossier Travaux > Suivi Financier Clients
Le lancement de l’écriture de régularisation des reliquats se lance sur le dossier clôturé.
Le bouton OD devient actif qu’après la clôture du dossier.
1. Cliquer sur la ligne où le Reste du est différent de zéro
Si le reste dû dépasse le montant paramétré dans l’OD de régularisation.
L’OD automatique ne peut être passée.
Si le montant du reste dû ne dépasse pas le montant paramétré dans l’OD de régularisation.
Vous avez la main sur le libellé s’il s’agit d’un autre motif de régularisation.L’écriture se fera du CHB vers le C